Décembre 2007 L’art d’animer (presider) une rencontre........ Les réunions accaparent beavu- coup de notre temps, surtout lorsqu’ el- les ne permettent pas d’atteindre des résultats. Nous avons souvent |’impres- sion qu’elles sont futiles, méme qu’elles nous empéchent de faire notre travail. Les réunions efficaces sont rares. Elles ressemblent tres souvent a une partie de péche... si on est chanceux, il en sortira quelque chose de bon. La par- ticipation aux réunions est souvent tres faible, les parents ayant |’impression qu’elles ne donnent pas grand-chose et que leur participation ne sert a rien. Pour pallier cette réalité, Marquis Bureau, l’animateur de l’atelier du samedi matin « L’art d’animer une rencontre » a présenté un modéle qui encourage l|’organisation de ren- contres efficaces et qui aboutissent a des résultats. L'atelier aurait pu facile- ment durer toute la journée. En effet, le modéle présenté touchait plusieurs aspects qui sont tout aussi importants les uns que les autres. Heureusement, tout au long de l’atelier, Monsieur Bureau a utilisé sa propre animation pour faciliter la compréhension des concepts ou les techniques d' animation qu'il présentait aux quelques 70 participants et partici- pantes présents (es) a |’ atelier. Le modéle « réunion axée sur les résultats et la responsabilisation » (RARR) présenté par Monsieur Bureau permet entre autres de : w@ définir a l’avance les résultats visés par la rencontre ; B rattacher ces résultats aux objectifs de l’association de parents ; @ mievx identifier la documentation d'appui ; @ mieux orienter les discussions pendant la réunion ; @ créer un engagement des parti- cipants.es a la rencontre envers l'atteinte des résultats visés ; ® valider et évaluer les résultats de la réunion; et de @ déterminer de facon précise les étapes subséquentes a la réunion. En résumé, avant la rencontre, il faut bien sOr s’assurer de faire parvenir l'ordre du jour aux parents. Celui-ci devrait 6tre réedigé de facon a indiquer clairement les items sous forme de résultats. Par exemple, au lieu d’inscrire « Adoption du plan d'action » (j’aurai, moi le président, fait adopter le plan d'action par les parents), on inscrit «les participants auront adopté le plan d'action » (nous les participants aurons adopté le plan d’action). Cela favorise l'engagement de tous vis-a-vis du suc- cés de la rencontre. Cela permet aussi d'identifier clairement ce que |’on veut accomplir durant la rencontre et de mieux déterminer la documentation a fournir aux parents avant la rencontre. Au début de la rencontre, il faut donner le temps aux gens d’arriver. Une petite activité, comme répondre par écrit G une simple question, peut aider les participants.es a faire la transi- tion et a focaliser sur la réunion. Durant la rencontre, il faut toujours s’assurer de répondre aux besoins spé- cifiques des trois principaux styles d’ap- prentissage : auditif, visuel et kinésique. ll faut donc avoir des documents écrits, des éléments visuels et Un aspect pratique. Il faut aussi comprendre et accepter que seulement le quart des gens environ aura lu les documents fournis avant la rencontre. Pour conclure, voici quelques énon- cés qui résument d'autres éléments présentés par l’animateur : @ ll est important d'aménager des pauses durant la réunion afin de permettre aux gens de s'oxygéner. ™ Quand on doit sortir le code Morin de sa poche arriére, on est dans la zone danger. @ Une autre personne que la présidence de I'association peut animer la réunion. B Un élément visuel (présen- tation Power Point par exemple) permet de transférer le centre d'attention de l’animateur vers l'@cran. La présentation multimédia utilisée par Marquis Bureau est disponible sur notre site Internet www.fpfcb.bc.ca.