administratives et les détails essentiels tels que le nom, l’adresse, les heures d’ouverture, Pétat physique des archives et les conditions d’accés aux documents. Etant donné que Vhistoire et Vorganisation des gouvernements locaux en Colombie Britannique est un nouveau sujet de recherche, les champs d’entrée dans ce guide général seront beaucoup plus élaborés que ceux que |l’on retrouve dans les guides usuels. ‘ Les organisateurs du PIV ont traité l’étude de Pévolution des gouvernements locaux de Il’Ile de Vancouver indépendamment en un_ projet connexe pour étre en mesure de fournir aux utilisateurs futurs des matériaux de recherche plus détaillés et plus adéquats. Les documents conservés dans chacun des dépédts sont répertoriés aux niveaux du groupe et de la série. La préparation des champs d’entrée pour ces deux niveaux ne servira pas uniquement 4 la réalisation d’un guide de _ recherche pour Tutilisateur qui étudie Vhistoire de l’Ile de Vancouver, mais servira aussi trois importants objectifs d’intérét particulier pour les archivistes. Le premier est Jutilisation du format MARC pour Pautomatisation des archives et manuscrits mis sur pied tout récemment par le NISF-National Information Systems Task Force de la Société des Archivistes Américains. Le projet proposé par NISTF en septembre 1982 a été élargi et modifié pour répondre aux besoins du PIV. Le format MARC sera utilisé jusqu’au terme du_ projet. Le deuxiéme objectif est de concevoir un sytéme d’entrées annotées qui puissent étre communiquées directement par télématique ainsi que sous forme de rapport sur copie-papier. Le dernier objectif consiste 4 développer une relation entre les méthodes courantes utilisées dans la recherche Le formulaire contenant les données de base sallongera sur trois pages incluant un espace pour des notes d’évaluation. Archivaria 17, op.cit., pp.184-185. Le Chronographe - Volume IV no. 3 Ile de Vancouver historique et J’application de la conservation des documents. ° Comme F. M. Miller Vobservait récemment, les méthodes utilisées de nos jours dans la_ recherche historique soulévent un grand défi pour les archivistes. 6 Le PIV viendra diminuer ce défi en répertoriant systématiquement tous les documents conservés dans les _ sociétés historiques, les musées, les €églises et les entreprises commerciales. Comme _ résultat nous aurons un inventaire qui mettra en lumiére l’évolution du comportement et de la mentalité des sociétés locales de I’Ile de Vancouver. Sous plusieurs aspects, le PIV est a la frontiére de la compilation archivistique au Canada. Ses auteurs ont voulu, en concevant ce formidable travail, voir une collaboration plus étroite entre le chercheur et |’archiviste. Ils espérent aussi favoriser un meilleur esprit de conservation chez les responsables locaux.’ On peut aisément spéculer quant aux répercussions que peut avoir un pareil projet. Nous aurons 4 la portée de la machine un inventaire complet de tous. les dépéts d’archives publics de JlIle de Vancouver incluant une description de tous les ° American Archivist, Summer 1983, p.183. ® MILLER, F.M., "Social History and Archival Practice", American Archivist, Vol.44:1981:113-124. 7 Lors des visites dans les différents dépdts des gouvernements locaux, les employés du PIV ont constaté ironiquement que les conditions de conservation des documents n’étaient pas souvent respectées. Soit que les documents sont conservés dans des conditions atmosphériques inadéquates, ou dans d'autres cas, que les documents sont tout simplement détruits lorsque semi-actifs ou inactifs, ou encore, que l'absence de guides ou catalogues empéche laccés aux documents. I] se sont rendus compte que dans plusieurs cas, les fonctionnaires ne connaissaient méme pas ce quils avaient comme documentation. Av moment de la publication de ces renseignements (1984), il n’existe encore aucune loi régissant les normes de conservation de documents chez les gouvernements municipaux de I’Ile de Vancouver. (Cf. "Urban History Review/Revue @histoire urbaine", juin 1984:4) 7