LE TRAIT D’UNION voulaient atteindre comme groupe. Planifier, c’est préciser l’orientation que l’on veut donner ason groupe; c’est déterminer les priorités a mettre de l’avant; c’est s’entendre sur les actions aentreprendre. Les résultats a produire et la clarification des taches: La planification devient ainsi |’outil qui permet achacun de comprendre exactement ce qu’il y a afaire. En principe, une planification bien faite réglerait les questions sur le travail a faire, les responsabilités de chacun et les échéances. Pour réussir a atteindre des objectifs, il faut étre capable de décider - qu’un tel accomplit ceci pour telle date; - qu’un autre se charge de cela pour tel jour. Planifier, c’est rendre claires et concrétes les taches de chacun a lintérieur d’un calendrier. L’efficacité du groupe: Un groupe est efficace quand tous ses membres se sont entendus sur ce que chacun a afaire et pour quand. II n’est pas efficace quand il décide au fur et Amesure de ce qu’il faut faire sans se donner une vue d’ensemble du projet. Il se rend compte alors trop tard que telle étape aurait di étre faite avant telle autre ou qu’une personne aurait été mieux placée pour faire ce travail ou que ga codte plus cher que prévu. Planifier, c’est prévoir al’avance le fonctionnement a adopter: - dans différentes situations, - face aux actions aentreprendre, - pour atteindre les objectifs prévus. Les étapes de la planification Quand un conseil d’administration fait la planification de l'année Avenir, ou quand il planifie chacune des activités qu’elle comprendra, il prend al'avance des décisions face aux questions auxquelles il doit répondre. Le processus de planification comporte sept (7) étapes. Pour chacune de celles-ci, il y a des habiletés adévelopper, il y a des questions qui exigent des réponses et des décisions. 1. Définir des orientations: L’orientation est la raison d’étre de l’organisation, sa mission, sa philosophie. C'est l’orientation qui est ala base de tout objectif ou plan d'action. On peut définir l’orientation comme |’expression de la volonté des membres quant al’avenir de leur association ou «dans quel sens voulez-vous que votre association se développe?» Une orientation exprime une volonté. Aussi doit-elle posséder les caractéristiques suivantes: * elle doit étre formulée en terme de but général aatteindre; * elle doit toucher les domaines-clés d’activités de l'association. Toute association de bénévoles a été organisée pour une raison particuliére. Il y avait un besoin qui a suscitéles gens ase regrouper et auquel ils ont dépensé du temps et de |’énergie. Avec le temps, ces associations grandissent, deviennent plus complexes, et parfois deviennent une fin en soi. Le but ne devient plus que de «garder l'association en vie». ll est donc important de retourner aux sources de temps a autre, et de revérifier la raison d’étre de l'association. C’est cela qui permettra de passer aune étude de besoins et une planification plus claires. 2. Analyser la situation actuelle: L’analyse de la situation, c’est l’opération qui consiste a étudier la situation présente afin d’identifier les situations qui feront l'objet d’objectifs. En effet, la fagon la plus sdre de changer est d’abord de prendre profondément conscience de la situation présente. L’analyse d’une situation comporte une série d’opérations qui peuvent étre décrites de la fagon suivante: 1. Description de la situation actuelle; 2. Identification des aspects de la situation qu’il faut changer (les besoins); 3. Choix des priorités en se référant aux orientations fixées ala premiére étape du processus de planification. Parfois les besoins ressentis sont assez vagues. Néanmoins ils représentent un désir de changer la situation. Il est donc important d’examiner ces besoins ressentis pour ensuite formuler le probleme d'une fagon précise. Ceci veut dire de cerner le besoin et non de décrire un service manquant. Avant de procéder avec la planification et comment résoudre le probleme, il faut vérifier que le probleme existe vraiment. Ceci est important pour plusieurs raisons: 1. Evite une perte de temps sur des problémes/besoins mineurs ou inexistants; 2. Aide lors d’une demande de subvention (les raisons de la demande sont déja bien cernées); 3. Aide dans |’évaluation des résultats. 3. Déterminer des objectifs: C’est difficile d’imaginer une activité qui ne donnerait strictement rien méme pas le plaisir de l’organiser. Déterminer un objectif, c’est savoir ouon va, c’est décider oon veut aller. C’est pourquoi il est utile de savoir exactement ce qu’on veut obtenir avant de se lancer dans une multitude d’activités. Un objectif est un énoncé de résultats désirés dans un délai déterminé. C’est un point d’arrivée par rapport aune situation actuelle. Ainsi nous pouvons dire qu’une orientation exprime une volonté alors qu’un objectif précise les résultats a atteindre dans un temps donné. Des objectifs bien déterminés doivent: . mentionner les résultats a atteindre; . @tre mesurables; . avoir une date d’échéance; . 6tre réalistes et réalisables; . 6tre motivants. Des objectifs bien déterminés servent a: 1. Clarifier les orientations retenues; 2. Etablir la base d’un plan d’action; 3. Faciliter le contrdéle. ahwWND — 4. Etablir un plan d’action: Il s’agit ici d’établir les moyens ou activités 4mettre en branle pour obtenir les résultats désirés. Le plan d’action est défini comme un ensemble d’activités qui vous permette d’atteindre le ou les objectifs. Chacun des moyens trouvés peut devenir une activité a réaliser, et l'ensemble de ces activités constitue le plan d’action. ll est souvent utile d’énumérer toutes les actions possibles, aussi banales ou aussi folles soient-elles, avant d’en arriver Aune formulation finale. La solution ou la méthode la plus évidente n'est pas nécessairement la meilleure et un examen de plusieurs possibilités encourage souvent l’innovation. Mais ce n’est pas tout d’avoir en mains une liste d’activités jugées appropriées aatteindre un objectif déterminé. II faut aussi mettre en ordre ces activités et décider du moment outon travaillera al’atteinte de chacun des objectifs c’est-a-dire quel sera leur ordre d’importance.